124/26 Bergen kommunes varslingsordning og revisjon av overordnet rutine for varsling

Bystyret ber byrådet følge opp tiltak som fremkommer i saken, herunder implementering av ny overordnet rutine for varsling, etablering av ordning for evaluering og etterkontroll og tiltak for varslingsforståelse, vern av varslere og ytringsklima.

Blant disse tiltakene skal det også opprettes en såkalt "havarikommisjon" som et engangstiltak - der en uavhengig kommisjon gjennomgår et utvalg av varslingssaker som har vært omstridte/har stort potensiale for gjengjeldelse mot varsler for å gjenopprette tillit til varslingssystemet.

• Bystyret ber om at følgende punkter innarbeides i rutinen:
• 1. Det innarbeides en formulering i innledningen om at ansattes ytringer er beskyttet av Grunnloven § 100. Ved å ramme inn varsling som en viktig demokratisk verdi, kan man bidra til å ufarliggjøre det å si fra og bygge en sterkere åpenhetskultur.
• 2. De tre hovedprinsippene tillit, upartiskhet og beskyttelse bør være styrende for alt arbeid med varsling i kommunen. Dette vil gi et mer robust etisk fundament for hvordan bekymringer rapporteres, håndteres og følges opp.
• 3. Listen over hva det kan varsles om bør eksplisitt inkludere brudd på interne regler for hensynsfull atferd og profesjonell opptreden, ikke bare alvorlige lovbrudd.
• 4. Rutinen bør tydeliggjøre at det er tilstrekkelig å si fra om en mistanke eller bekymring. Dette vil senke terskelen for å si fra og sikre at mulige feil fanges opp tidlig, noe som er et hovedmål.
• 5. Dersom arbeidsgiver er usikker på om en melding skal behandles som et formelt varsel, har arbeidsgiver en plikt til å avklare overfor innsender om meldingen skal tolkes som et varsel etter arbeidsmiljøloven.
• 6. Rutinen bør utvides med kriterier for hvordan og når en sak anses som formelt lukket, samt hvordan man sikrer at alle berørte parter får en ordentlig avslutning som ivaretar upartiskhet og beskyttelse.
• 7. Rutinen bør oppmuntre ledere til å håndtere all kritikk og uenighet innenfor rammen av en god ytringskultur, uavhengig av om det fyller lovens krav til et varsel. Dette forebygger at enkle saker eskalerer til tunge og konfliktfylte prosesser.
• 8. Manglende kompetanse og kapasitet hos ledere ofte er årsaken til at saker eskalerer unødvendig. Det skal gjennomføres systematisk og jevnlig opplæring for ansatte og ledere på alle nivåer, for å trygge organisasjonen.
• 9. Det er viktig at sjennomførte varslingsprosesser evalueres systematisk for å sikre kontinuerlig læring og forbedring av ordningen.
• 10. Det skal opplyses i rutinene om prinsippet om delt bevisbyrde ved gjengjeldelse, som innebærer at hvis en arbeidstaker kan legge frem opplysninger som gir grunn til å tro at gjengjeldelse har funnet sted, må arbeidsgiver sannsynliggjøre at handlingen skyldtes andre forhold enn varslingen.
• 11. Rutinen bør eksplisitt nevne Diskrimineringsnemnda som et lavterskeltilbud for de som opplever gjengjeldelse. Dette gir ansatte en konkret vei videre dersom de føler seg sanksjonert.
• 12. Rutinen bør inneholde et krav om at tiltak for å rette opp kritikkverdige forhold skal følges opp helt til man ser den nødvendige effekten av dem. (Dagens rutine stopper ved at leder skal sette inn nødvendige tiltak.)
• 13. Rutinen nevner ytringsklima, men dette kan i større grad kobles til det systematiske HMS-arbeidet. Det å jobbe aktivt med organisasjonskultur knyttet til åpenhet og ytringsfrihet er en viktig lederoppgave for å løse saker på lavest mulig nivå.
• 14. Partssamarbeidet skal benyttes aktivt i det forebyggende arbeidet. Ved å ha gode arenaer for medvirkning kan man fange opp frustrasjon tidlig og hindre at ordinære endringsprosesser ender opp som tunge varslingssaker.
• 15. Rutinen må tydeliggjøre at arbeidsgiver har en aktiv plikt til å gripe inn dersom varsleren blir utsatt for utfrysing, mobbing eller trakassering fra kolleger.
• 16. Omfanget av undersøkelsen i varslingssaker skal stå i forhold til sakens alvorlighetsgrad. Dette sikrer en grundig prosess i de alvorligste sakene.
• 17. God oppfølging er i seg selv et suksesskriterium for en god prosess. Kommunen bør sette inn veiledende tidsfrister for de ulike fasene i saksbehandlingen for å sikre fremdrift og forutsigbarhet for alle parter.
• 18. Varslere som utsettes for gjengjeldelse har rett til å kreve erstatning uavhengig av om arbeidsgiver kan lastes for feilen (objektivt ansvar). For å gjøre rutinen fullstendig når det gjelder rettssikkerhet, bør den informere om at varslere kan kreve erstatning for økonomisk tap og oppreisning for ikke-økonomisk skade dersom forbudet mot gjengjeldelse brytes.